Работа с бизнес-процессами

Бизнес процессы что это и как начать работу над ними.

Если в вашей компании не выстроены процессы, люди тратят очень много ресурсов: временных и моральных для того, чтобы сделать, скорее всего, самые элементарные вещи.
А в условиях достаточно жесткой конкуренции в практически любой сфере бизнеса: Либо вы развиваетесь, либо защищаетесь.
Бизнес-процессы, как раз помогают вам развиваться быстрее, чтобы заставить ваших конкурентов защищаться.
Конечно, если вы работаете в своей компании один, то это может вас и не на столько волновать, но даже если у вас есть только один сотрудник, так или иначе вам просто необходимо озаботиться построением бизнес-процессов.

Зачем?
-Для того, чтобы не находиться все время на рабочем месте и не показывать\подсказывать сотрудникам что и как надо правильно делать (или убираем незаменимых сотрудников помимо вас:).
-Для того, чтобы сотрудники четко знали что необходимо делать на каждом этапе работы.
-Для того, чтобы уйти в отпуск и не переживать, о том, что что-то может пойти "не так".
-Для того, чтобы иметь возможность масштабировать и развивать бизнес

Ну а если вам это неинтересно и вы просто занимаетесь своим ремеслом, в отпуск уходить никогда не планируете и вообще не понимате смысла в этой автоматизации- то смело закрывайте эту статью- она вам точно не нужна.

При работе над бизнес процессами вы должны четко осознавать, что это не догма и не статичные документы, а вполне живые и рабочие механизмы, которые с изменением в бизнеса, в политической обстановке итд. (любыми изменениями в том, что влияет на ваш бизнес) они тоже должны меняться.

Кто должен заниматься разработкой бизнес-процессов?
Лучший вариант, когда разработкой бизнес-процессов занимается вся команда, которая в нем участвует. Потому что каждый человек выполняет свою определенную роль и даже если у вас два менеджера, у которых одинаковый функционал, то как они делают свою работу может принципиально отличаться и чтобы выделить лучшее в их работе вам необходимо это с ними обсудить.
После сбора принципов и последовательности работы ваших сотрудников, очень важно, чтобы был человек, который может посмотреть на работу вашей компании как будто " со стороны" свежим взглядом, потому что если  каждый специалист обаладает компетенциями в узкой области крайне важно найти того, кто может посмотреть на все комплексно и не всегда это обязательно вы.

Когда чаще всего возникает необходимость в построении бизнес процессов?
В момент создания компании вы и ваши сотрудники могут работать на энтузиазме и на этом этапе, вы чаще всего даже не задумываетесь о каких либо процессах, но если прямо сейчас вы думаете об организации своего бизнеса, то рекомендуем с самого начала продумать как и что должно работать.
Ведь далее (как правило через год или пару лет работы) бизнес расширяется , вы нанимаете новых сотрудников обязанности и функционал которых вероятнее всего будет достаточно размыт, организационная структура расширяется и именно тут могут возникнуть первая реально острая потребность в работающих бизнес процессах, потому что рост для компании это период, когда она проверяется на прочность и бизнес-процессы это то, что поможет вам держать все под контролем, но при этом не жить на работе.

Как работать над бизнес процессами компании?
Желательно, при их разработке ориентироваться на ваши задачи- у вас есть определенные задачи и они понятны ваше команде, и именно от них начинать разработку. 
Потому что, к сожалению, часто компании ориентируются на инструменты при помощи которых они работают, и пытаются разработать процесс описывая то, что они уже привыкли делать и в каких инструментах, при этом не рассматривая то, что они могут или должны делать в свое работе, но не текущий момент не делают.

Для начала, 
-понять и описать структуру вашей организации(не забывать об этом по мере роста компании),
-Понять и описать проблемы и задачи,
-Определить и зафиксировать какие ресурсы вам необходимы для решения задач (постановщик, исполнитель),
-Определить  и зафиксировать какие действия необходимо совершить, чтобы ее решить, и установить сроки их выполнения
-Добавить варианты развития событий и промежуточные операции, которые необходимо выполнить,
-Определить какими документами должны руководствоваться сотрудники на каждом этапе работы и их прикрепить к бизнес процессу (ссылками на документы итд, чтобы сотрудник знал где с ним можно ознакомиться в случае необходимости)
-Проверить, чтобы эти действия были записаны в текстовом или/и графическом варианте, который будет понятен всем участникам процесса и будущим сотрудникам (достаточно просто это воспринимается в формате чек листов содержащих последовательность простейших операций),
-Дорабатывать (обновлять, добавлять, удалять)их в соответствии с обновляющейся и не забудьте про контроль выполнения задач на всех этапах работы.

В самом алгоритме процесса вы должны предусматривать возможные условия и разные действия, зависящие от исходных или промежуточных данных, например:
1. Выполнили то или иное действие
-если получилось "То что ожидали" то делаем следующий шаг
-Получилось не "то что ожидали" - осуществляем проверку и выплняем резервные действия

Фактически- это описание каких либо действий, которые отвечают на вопросы: Что? Зачем?  Когда/ при каких условиях? Кто? При помощи чего? основной и возможные варианты развития событий.

Необходимо также понимать, что в любом бизнесе очень многое зависит от людей, ведь именно для них вы разрабатываете процессы и они будут по ним работать, поэтому важно ,чтобы они понимали каждую составную часть процесса с которым им предстоит работать, а это значит что и при разработке и при внедрении необходимо проводить планерки и разъяснения.

Как и при помощи чего можно описать бизнес-процесс?
Один из самых базовых вариантов описания процесса- графический и тут вам в помощь любые maind-карты где при помощи блоков вы можете составить ваш алгоритм работы в визуальном формате, там же можно сделать и предварительные описания составных частей.
Затем, рекомендуем сделать отдельный регламент описание самого процесса, который будет включать его каждую составную часть и входящие документы, ресурсы, и очень подробное описание каждого действия.

Инструменты, которые вам могут помочь:
Есть несколько методологий, которые вы можете использовать для того, чтобы работать с бизнес процессами для описания  - это IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) и др.(рекомендуем ознакомиться, тк. там описаны графические элементы, которые используются для обозначения определенных элементов и правила их построения.
Но даже работая с известными мировыми методологиям в описании очень важно то, чтобы каждый участник процесса понимал и умел на словах описать вашу схему работу, то есть по основным элементам выбранной методологии обязательно необходимо будет провести обучение среди сотрудников.

1.Платные:
https://www.visual-paradigm.com/shop/vp.jsp?license=perpetual
http://www.businessstudio.ru/buy/purchase/
https://www.elma-bpm.ru/product/bpm/system_work.html
https://www.gliffy.com/pricing
https://products.office.com/ru-ru/visio/?tab=tabs-1

2. Бесплатные 
https://www.bizagi.com/en/products/bpm-suite/studio
http://www.ariscommunity.com/aris-express

Дополнительные рекомендуемые к просмотру программы:
https://www.bpsimulator.com/ru/#productivity

По большому счету вы можете и на бумаге нарисовать систему организации ведь самое основное это понять как она работаети потом внедрить в жизнь, и здесь необходимо учитывать и то, что важно не терять ни одного потенциального клиента. 
Поэтому желательно еще внедрить CRM-систему и интегрировать ее с IP-телефонией, лендингами и любыми другими используемыми сервисами, если у вас еще этого всего нет, то как минимум поищите информацию и подумайте- необходимо ли вам это на текущем этапе развития. 

Бизнес процессы - сложная ежедневная работа по подготовке, налаживанию, выстраиванию и тестированию и запуску.
Ведь включаться в работу должна вся команда, с которой вы работаете, ведь именно им предстоит помогать вам на каждом этапе в разработке, чтобы в итоге запустить работающие и экономящие ремя и ресурсы бизнес процессы.